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Organiser un festival de culture scientifique

Pint of Science, la voie maltée de la vulgarisation scientifique

Depuis la rentrée 2016, Morgane s'est lancée un nouveau défi : participer à l'organisation d'un festival de culture scientifique, Pint Of Science. Pour la 4e fois en France, le festival se déroule simultanément dans plusieurs villes cherchant à démystifier la recherche scientifique et la faire découvrir au grand public. Récit de l'organisation de la toute première édition toulousaine. 
 

Pint of Science ???

Nous sommes à Londres en 2012. Michael Motskin et Praveen Paul, deux chercheurs ont emmené des gens souffrant de Parkinson, Alzheimer, maladies des neurones moteurs et de sclérose dans leur labo dans le cadre d’un programme appellé “rencontre un scientifique”. Ils se sont dit : si des gens veulent venir dans les laboratoires rencontrer des scientifiques, pourquoi ne pas amener les scientifiques aux gens ? Et de surcroît dans un lieu commun, festif et convivial tel qu’un bar !

Bingo !! L’affaire est dans le sac, le festival Pint of Science né. Chaque année, aux alentours du 15 mai, des scientifiques d’horizons différents débarquent dans les bars pour aller à la rencontre du public. Le concept fait mouche dans plusieurs pays et arrive en France assez rapidement.  


 


 

Les prémices de l'édition toulousaine...

Aux alentours d'avril 2016, le festival commence à faire pas mal de bruit, et c’est surtout grâce à Echosciences que je prends rapidement contact avec les membres organisateurs à Montpellier : Nicolas et Anaïs. En leur proposant de publier l'événement sur l'agenda, ils me font savoir que le festival n’a encore jamais eu lieu à Toulouse ! « Comment est-il possible que 20 villes françaises aient pu organiser cette manifestation et pas Toulouse ?? Ce n’est pas comme si il n'y avait pas des centaines de bars et de scientifiques disponibles ! »

Il fallait remédier à cela ! Nicolas et Anaïs n'ont cessé de me convaincre de tenter l'expérience. Mais vous l’aurez assez rapidement calculé, nous sommes en avril, le festival est prévu pour mai, c’est donc trop tard pour cette année !

 

Une envie de s'impliquer... et me voilà coordinatrice !

Toujours motivée pour participer de près à l’organisation de cette manifestation sur Toulouse, je me rapproche à nouveau des coordinateurs à Montpellier. Je commence à ébruiter mon envie auprès de mes collègues (je motive Léna pour me suivre dans l'aventure) et au passage, j’en touche un mail à notre directeur.

C’est là que je prends conscience de l’ampleur de cette manifestation et surtout des moyens mis en œuvre pour l’organiser. Les coordinateurs à Paris ont mis à disposition un site web dédié aux organisateurs régionaux, mais aussi un groupe de discussion national sur la plateforme Slack pour tous les organisateurs.

Au départ partie pour suivre l’organisation en tant qu’accompagnatrice, je me retrouve finalement, et à mon plus grand plaisir, coordinatrice du projet à Toulouse.

C’est une première édition dans la ville, mais le terreau est incontestablement fertile. La recette est simple et pour que la distillation soit parfaite, il suffit de la suivre. Commençons...

 

Ingrédients :

Pour organiser le festival Pint of science, il vous faut :

©Illustration de Xavier Puyo 

 

Mobilisation des troupes 

«​ Aucun poème écrit par un buveur d'eau ne peut connaître un succès durable. » Horace, poète romain

Monter une équipe de bénévoles s’est avéré chose facile. Les doctorants et post-doctorants se sont largement emparés de l’organisation du festival à travers la France. Beaucoup d’entre eux attendaient qu’une opportunité émerge pour l’organiser à Toulouse.

En octobre 2016, la coordination nationale du festival a lancé un appel à bénévolat à travers toutes les villes volontaires.

Rapidement, les motivations affluent. De 4 à 6 puis de 6 à 10, doctorants, post-doctorants, chercheurs, maîtres de conférences issus de domaines scientifiques différents,  intègrent la coordination toulousaine. En prime, l’association InCOGnu - association de doctorants qui cherche à vulgariser les neurosciences en organisant des bars des sciences - s’est jointe à l’équipe de Toulouse.

Les brasseurs-scientists

 

Pint of Science Toulouse, la première

« L'homme n'a jamais rien inventé qui procure autant de bonheur qu'une bonne taverne ou une bonne auberge» Samuel Johnson, écrivain anglais

Prêts à rentrer dans le vif du sujet, nous commençons à définir nos envies. La coordination nationale me donne rapidement accès aux sites des organisateurs. Ce site compile l’ensemble des étapes que chaque coordination doit suivre. De la recherche d’intervenants, à la phase d’écriture des programmes en passant par des contenus de communication, les méthodes d'intégration sur le site... C’est une véritable caverne d’Ali Baba mise à disposition des coordinateurs régionaux. 

Nous pouvons désormais commencer à nous approprier l’événement :

Combien de soirées organiser ? Combien de bars ? Quels thèmes ? Comment susciter l'intérêt de la communauté scientifique ? Comment démarcher les bars ? Et surtout quel financement ? Le billet pour une soirée est tarifé à 2€, faisons-nous aussi payer les entrées à Toulouse ? Où tentons-nous d’amortir le coût en demandant un financement plus important ?  

Une chose est certaine, le financement reste notre condition suprême, celle qui déterminera toutes les autres. Nous devions donc commencer par là. 

 

La course au financement

«​ Bière qui coule n'amasse point de mousse » Victor Hugo , extrait Les Misérables

Le coordinateur de Montpellier me conseille de suivre le schéma établi à Montpellier lors de la précédente édition. Nous partons donc dans l’idée d’organiser 9 soirées dans 3 bars différents sur les trois jours de festival. Pour une première édition, c’est assez ambitieux, mais nous sommes nombreux et Toulouse est propice à ce genre d’événements. L’an dernier, la coordination de Montpellier avait réussi à obtenir un budget provenant de la Région Occitanie et du Labex d’un laboratoire montpelliérain.

Me calant sur ce schéma, je commence à m’informer sur les différentes façons de demander des financements, sur les dossiers à remplir, sur les appels à financements de la Région et les conditions d'éligibilité.

Je découvre un monde qui m'était assez inconnu... C’est finalement du côté des labex des laboratoires que nous nous sommes tournés, et ce grâce à deux bénévoles habitués à faire ce genre de demande de financement.

La  veille des vacances de Noël, le cadeau tant attendu survient ! Le labex NEXT du laboratoire CNRS CEMES accorde la somme demandée à la toute première édition toulousaine du festival.
 

via GIPHY

 

La sélection des ingrédients

«​ Si le verre adéquat tu n'as pas, mauvais goût ta bière aura. » Cédric Pretet

1er ingrédient : des scientifiques travaillant sur des thématiques de recherches appelant à la curiosité du grand public, à la fois bons orateurs et bons vulgarisateurs. Les brasseurs-scientists font appel à leur réseau respectif pour établir une première liste. Parallèlement, nous recevons quelques réponses de l’appel à intervention national lancé par la coordination. 

De cette liste commence à émerger quelques thématiques récurrentes provenant essentiellement des laboratoires connus des membres de l’équipe. Pour nous aider, l’Université Fédérale de Toulouse-Midi-Pyrénées, ainsi que la délégation Midi-Pyrénées du CNRS relaient amplement l’appel à intervention dans les différents laboratoires et universités de Toulouse. Rappelons que le festival s’articule autour de 6 thématiques scientifiques - Des atomes aux galaxies, Star tech, Notre corps, Hommes et civilisations, Les merveilles de l’esprit et Planète Terre.

Au fur et à mesure, c'est autour d' un tableau partagé que nous dessinons un début de programmation. Nous fixons alors les thématiques définitivement. L’édition toulousaine proposera donc 10 soirées autour des thèmes : Atomes et galaxies, Des merveilles de l’esprit et Notre corps.
 

 

2e ingrédient : Des bars habitués à organiser des événements culturels disposant d’une salle annexe pouvant être partiellement privatisée pour l’événement et, chose indispensable, servant de la bière! Les partenariats avec les bars sont basés sur un échange de bons procédés. Du côté du bar : le prêt d’une salle ou d’un espace dédié à l'intervention avec tables et chaises pendant les 3 soirées du festival. En échange de quoi, l’organisation du festival s’engage à remplir la capacité de la salle pour l’ensemble du festival. A prendre en charge de quoi boire et/ou manger pour les intervenants et bénévoles, à soutenir les responsables du bar pendant le service et enfin à diffuser (nationalement et localement) la participation du bar au festival en termes de communication.

Nous commençons à lister les bars susceptibles d’être intéressés par l’événement. Suite à plusieurs visites et échange de mails, c’est finalement encore une fois le réseau qui nous a permis de trouver ce que nous recherchions. Le Salmanazar grâce à l’Association Incognu qui organise ses bars des sciences dans cet établissement. Le Biérographe grâce au contact de la chargée de communication de l’Université Paul Sabatier et le Blastodice, par pur hasard et grâce à l’excellente négociation de Léna.

Bonus en prime, nous décidons d’inclure le café du Quai des Savoirs à la programmation pour une soirée de clôture le dernier jour du festival, ceci dans le but d’associer le Quai des Savoirs à l’évènement.
 

Le bar Tennesse de Paris pendant l'édition 2016

 

Conseils pour la sélection des ingrédients :

Un bon brassage pour que la recette prenne

«​  Rien n'a jamais été meilleur qu'une bonne bière fraîche par un bel après-midi avec rien d'autre à espérer que la même. »  Hugh Hood, écrivain canadien

1 - Constituer une programmation attrayante

Le moins évident dans l’élaboration d’une programmation est de satisfaire l’ensemble des participants, mais ce n’est un secret pour personne. Arriver à jongler entre les disponibilités des intervenants, les thématiques à respecter, les désistements et/ ou volontaires de dernières minutes s’est avéré être un véritable casse-tête chinois.

Souhaitant majoritairement constituer des binômes de présentation pour donner différentes visions d’une même thématique lors d’une soirée, il nous aura fallu plus de 3 mois pour arriver à finaliser cette programmation. En gros, à ce moment-là, mon travail consiste essentiellement à envoyer des dizaines de mails par jour pour récupérer de ci et de là les pièces manquantes du puzzle.

Pour rendre cette programmation attrayante, une phase de réécriture des présentations de chaque soirée était nécessaire. Finalement, être non scientifique s’est avéré tantôt avantageux pour réexpliquer certaines présentations, tantôt défavorable quand il s’agit de résumer des thématiques plus pointues. Heureusement, la plupart des chercheurs étaient habitués à l’exercice et les brasseurs-scientists ont pu apporter leur aide pour le brassage final.  
 

Programme complet de Toulouse

 

Conseils pour la rédaction d’une programmation :

2-  Ajouter une stratégie de communication

De bons ingrédients, une programmation bien brassée, vous l’aurez compris, il ne manque plus qu’à saupoudrer le tout d’une bonne stratégie de communication pour espérer que la dégustation soit tout aussi bonne. Pour ce faire, la coordination nationale nous a fourni quelques outils et conseils.

Ce qu'il est prévu :

 

 

La maturation

« Bière qui mousse amasse la foule » Claude Frisoni

Nous sommes en pleine phase de maturation, après avoir passé des heures à “embouteiller” l’ensemble du programme sur le site national en essayant au maximum de lui donner une allure attractive. Après avoir relancé des centaines de fois les chercheurs, les bénévoles, les chargées de communication des différents laboratoires concernés. Après avoir relu en long, en large, et en travers la programmation, la billetterie a été officiellement lancée le lundi 10 avril.

C’est une joie immense de voir que plus de la moitié des places a déjà été vendue au bout de deux semaines seulement et sans communication :) Comme quoi le bouche-à-oreille reste notre meilleure arme.

La communication est en cours de finalisation et nous espérons, par ce biais-là, toucher également un public moins initié. Inutile de dire que mon stress est au plus haut, car même si l'organisation s'est relativement bien passée, l'appréciation générale du festival reste encore à prouver ! Des questionnaires de satisfaction nous permettront d'analyser ceci. 
 

Dégustation prévue du 15 au 17 mai 

« Une pinte de bière est un mets de roi. » William Shakespeare​

Pas moins de 400 personnes sont attendues pour venir trinquer à la science les 15, 16, 17 mai. Espérant sincèrement réitérer l’expérience l’an prochain avec davantage de bars, de nouveautés dans les thématiques et une place laissée aux sciences humaines et sociales. Je ne manquerai pas de faire un retour de cette première édition toulousaine avec le recul nécessaire. 

 


 

PS : Si certains d’entre vous auraient malencontreusement compris que mes dires étaient également voués à faire une sorte d’apologie de la bière, vous m’en voyez navrée, ce n’était en aucun cas le but. Je vous rappelle à toutes fins utiles que l’abus d’alcool est dangereux pour la santé et que la modération reste la meilleure des choses ! Quant à la science, la formule est tout autre ;) 

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